Finance
Automatische inkoopfactuurverwerking
Deze omgeving bevat financiële gegevens en is afgeschermd. Log in met je Hero Microsoft-account om verder te gaan.
Deze omgeving bevat financiële gegevens en is afgeschermd. Log in met je Hero Microsoft-account om verder te gaan.
De facturen die alleen nog op uren wachten: de inkoopstraat zegt wachten, of de urenstaat ontbreekt in Business Central. Verder klopt alles. De factuur die het eerst vervalt staat bovenaan. Klik op een teller om alleen die facturen te zien; met Dossier open je de factuur, daar doe je het werk.
Alle open facturen, ook die al als concept in Business Central stonden (Uit Business Central), in drie groepen: klopt, wacht op uren en wijkt af. De factuur die het eerst vervalt staat bovenaan. Klik op een factuur om hem te openen; daar doe je het werk.
Trek een willekeurige set facturen uit een periode, uit de boekingen of de zelfboekingen van een dag, of uit een aanleverrun. Kijk per factuur of wat de app las klopt met de pdf en met Business Central, en kies Klopt of Klopt niet, met het veld en de reden.
Elke trekking en elk oordeel staat in het logboek. Een fout in een bedrag, de btw, de uren of het tarief zet zelf boeken voor die administratie uit, zodra de app zelf boekt.
Dit zijn de berichten aan leveranciers over facturen die niet kloppen. Lees elk bericht en kies: Akkoord (het mag zo verstuurd worden), Niet versturen (met de reden) of Tekst aanpassen (met wat er anders moet).
Een aangepaste tekst komt als nieuw concept terug in deze lijst. De app verstuurt zelf niets: een bericht gaat pas weg na akkoord, en dat versturen gebeurt buiten deze app.
Leg hier elke aanvraag voor een nieuw rekeningnummer van een leverancier vast, waar zij ook binnenkwam. Het nieuwe nummer staat versleuteld in de app: je ziet alleen het land en de laatste vier tekens.
De app zet niets door naar Salesforce of Business Central. Volledig tonen kan 30 seconden en komt in het logboek.
De leveranciers met een bankrekening die in Continia nog geverifieerd moet worden, per administratie. Bovenaan staat wat vóór 1 januari 2027 klaar moet zijn: elke leverancier met een inzet die loopt of nog moet beginnen, wat de einddatum ook is. Verifieer in Business Central met Open in BC; klik daarna op Geverifieerd in BC, dan leest de app de stand van die leverancier opnieuw.
De app leest alleen: hij schrijft niets in Business Central en toont nooit een rekeningnummer, alleen of het gelijk is (ja, nee of onbekend). Wie een wijziging maakte, mag haar niet zelf verifiëren.
Bevestigen: de app berekent welke leveranciers hun rekening zelf moeten bevestigen, met per leverancier de rekening in HIP als masker, het mailadres van de kaart en de portie per werkdag. In de stand lijst gaat er nog niets naar de leverancier. De app wijzigt nooit een rekeningnummer en verifieert nooit in Continia.
Deze facturen kan de app niet zelf verwerken. Bij elke factuur staat waarom, en een vraag aan finance. Beantwoord de vraag met Oké of Nee, met een keuze of in een paar woorden, en zet er zo nodig een opmerking bij. Bij Nee hoort een opmerking: wat klopt er wel? De makkelijkste vragen staan per klant bovenaan.
Je antwoord ligt daarna vast, met je naam en het tijdstip; een nieuw antwoord komt erbij als nieuwe versie. De antwoorden gaan terug naar de inkoopstraat, die de factuur er alsnog mee verwerkt en ervan leert.
Stap 1: Oké en Nee worden vastgelegd; in Business Central verandert nog niets. Een Oké blijft staan; vanaf stap 2 kan Finance het boeken.
Per open ontvangst van een klant (ook intercompany), betaling aan een leverancier en creditnota staat hier het voorstel van Finance: welke factuur of facturen erbij horen, de soort in gewone woorden, hoe vaak die soort juist was (historie en oordelen) en de vlaggen. Geef per voorstel een Oké, of een Nee met een reden, en kies daarbij zo nodig de juiste factuur. Bij een vraag kan geen Oké: kies de juiste factuur of zeg Nee.
Elk oordeel is een eigen klik en staat er met je naam en het tijdstip. Verandert het voorstel voor een post, dan vervalt een Oké daarop vanzelf.
Geen wachtcode en geen extra goedkeuring. Staan alle regels R1 tot en met R6 op groen en is de zekerheid 99% of hoger, dan boekt en keurt een finance-medewerker de factuur goed met één klik op Boeken en goedkeuren. Die klik is de goedkeuring; in het logboek staat wie klikte. Is niet alles groen, dan staat de knop uit en zegt de lijst waarom. Komt de factuur uit een dossier van de inkoopstraat en staat Zelf boeken hieronder aan, dan boekt de app haar zelf zodra de knop actief zou zijn; in het logboek staat dan "zelf geboekt".
De app boekt de factuur met een wachtcode op de leverancierspost (Boeken met blokkade), zodat hij nog niet betaald wordt. Vanaf de grens hieronder is die klik van een assistent-controller of de CFO eerst de controle op juistheid: grootboek, periode en divisie. Daarna geeft de goedkeurder de factuur vrij op het tabblad Vrijgeven en gaat de wachtcode eraf.
Meegestuurd: je naam en e-mailadres, de app-versie, je browser, het tabblad dat open staat, de factuur die open staat (als die er is) en de schermafbeelding. Meer niet.
Noem dit nummer als je een vraag over deze melding hebt. Dan vinden we hem meteen terug.